VLOK pilootgroep lokale besturen.

Pilootgroep lokale besturen

De pilootgroep vertegenwoordigt een 35-tal lokale besturen.  Ze bepaalt mee de prioriteiten, klaart knelpunten uit een geeft inzicht in de interne werking van lokale besturen. Wonen-Vlaanderen werkte we samen met de pilootgroep lokale besturen het implementatietraject uit voor de geïnteresseerde lokale besturen.  

Samenstelling

Ze is samgengesteld met vertegenwoordigers van lokale besturen die op een formele wijze taken rond woningkwaliteit hebben overgenomen van Wonen-Vlaanderen.

  • ontvoogde gemeenten
  • gemeenten met een afsprakenkader
  • inventarisbeheerder 
GemeenteAalst
GemeenteAntwerpen
GemeenteBrugge
GemeenteGent
IGS-projectHuisvestingsdienst regio Izegem
Vlaamse overheidInformatie Vlaanderen
GemeenteLeuven
GemeenteMiddelkerke
GemeenteOostende
GemeenteRoeselare
GemeenteTurnhout
VVSGVereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten
Lokale besturenV-ICT-OR
IGS-projectWonen Langs Dijle en Nete / IGEMO
IGS-projectWoondienst regio Roeselare
IGS-projectWoonpunt 
IGS-projectWoonwijs (IGS Deerlijk, Harelbeke, Kuurne, Lendelede
IGS-projectWoonwinkel Pajottenland
IGS-projectWoonwinkel Regio Tielt
ProductownerAgentschap Wonen-Vlaanderen
OntwikkelteamQframe

Taken

  • de lokale besturen informeren over de voortgang van het VLOK project 
  • expertise deling over de interne werking
  • lokale besturen kunnen prioriteiten aangeven
    • te ontwikkelen documenten
    • rapportering?
    • extra gewenste functionaliteit in fase 2, mits cofinanciering
  • knelpunten uiklaren:
    • informatie-uitwisseling tussen VLOK en externe applicaties.  De werkgroep VLOK-webservices zal dit thema uitwerken.
    • hoe eigen huisstijl toepassen?
    • ondertekenen van documenten
  • implementatietraject
    • implementatieplan uitwerken
    • gefaseerde beschikbaarheid: eerst naar pilootgroep dan naar alle gemeenten
  • validering van het resultaat:
    • de pilootgroep kan VLOK leren kennen via een eigen testomegving
    • feedback

Pilootgroep van 29 september 2015

Agenda

  • Kennismaken
  • Presentatie VLOK-concept
  • Hoe kan VLOK de lokale besturen ten dienste zijn?
  • Mogelijke bijdrage van de pilootgroep aan VLOK?
  • Afspraken voor het verdere verloop 

Zie de infomap op de algemene projectpagina lokale besturen voor de voorstelling van het VLOK-concept.

Pilootgroep van 10 mei 2016

Agenda

  1. Wijzigingen sinds vorige pilootgroep
  • Nieuw ontwikkelteam
  • Timing
  • UX desgin
  1. Evaluatie infomomenten lokale besturen
  2. Werkgroep VLOK-webservices
  3. Testen:
  • Testflow: afspraken
  • Demo reeds ontwikkelde functionaliteit
  1. Implementatieplan voor lokale besturen: opstart

Testen mijlpaal 1

  • Een overzicht van mogelijke testaccounts vinden jullie op de snelstartkaarten zoals uitgedeeld op de pilootgroep. 
  • Het verslag bevat de mogelijk testscenario’s met nuttige info uit de analyse. Hier vind je wat je kan testen en hoe de functionaliteit zou moeten werken. 
  • De 'veelgestelde vragen' onderaan deze pagina geeft een overzicht van de gegeven feedback die nog actueel is.

Pilootgroep van 25 oktober 2016

Agenda

  1. Vorig verslag
  2. Wijzigingen sinds vorige pilootgroep
  3. Werkgroep VLOK-webservices
  4. Testen: demo reeds ontwikkelde functionaliteit mijlpaal 2 + 3
  5. Huiswerk:
  • Prioriteiten: Documentmodule
  • Tevredenheidsenquête

Pilootgroep van 9 mei 2017

Agenda

  1. Vorig verslag
  2. Wijzigingen sinds vorige pilootgroep
  3. Implementatieplan
  • Communicatieplan
  • VLAVIRGEM
  • Ondersteunde browsers?
  • Toegang: ACM/IDM
  • Machtiging
  • Webservices: financiering, analyse en infomoment IT-leveranciers
  • Opleidingen?
  1. Testen:
  • Feedback pilootgroep
  • Demo reeds ontwikkelde functionaliteit mijlpaal 2 + 3
  • Onderzoek: resultaten en TV
  • Documentmodule + resultaten feedback
  • Werklijst
  1. Huiswerk:
  • Feedback op implementatie communicatie
  • Rapporten

Pilootgroep van 17 oktober 2017

Agenda

  1. Goedkeuring vorig verslag  + actiepunten
  2. Nieuwe informatie sinds vorige pilootgroep.
  3. Communicatieplan + implementatieplan
  • Implementatieplan
  • Proefimplementatie pilootgroep lokale besturen: feedback
  • Infosessies
  • Blauwdruk gebruikersondersteuning
  • Opleidingen
  1. Demo: te testen functionaliteit mijlpaal 4 – procedure OO, CA en herkwalificatie
  2. Testen / Oefenen
  3. Volgende pilootgroep?

Pilootgroep van 15 mei 2018

Agenda

  1. Goedkeuring vorig verslag+ actiepunten
  2. Nieuwe informatie sinds vorige pilootgroep
  3. Communicatieplan:
  • Infosessies
  • Opleidingen
  1. Implementatie en webservices
  2. VLOK applicatie:
  • gekende problemen
  • Fase 2: aandachtspunten lokale besturen
  • Manier van werken (ontwikkelteam, …)
  • Wat zit er in de pijplijn? Optimalisaties en nieuwe functionaliteit gevraagd door lokale besturen (oa. optimaliseren beslissing burgemeester, …)
  1. Rol van de pilootgroep in fase 2?

Rond 11u45 start een receptie om jullie te bedanken voor jullie inzet en de goede samenwerking van de voorbije 2 jaar. Het ideale moment om ook informeel nog van gedachten te wisselen. 

Pilootgroep van 05 november 2018

Agenda

  1. Goedkeuring vorig verslag + actiepunten
  2. Nieuwe informatie sinds vorige pilootgroep
  • oa. gewijzigde toegang opleidingsomgeving
  1. Implementatie: stand van zaken + feedback (lokale besturen)
  2. Opleidingen: stand van zaken + feedback (lokale besturen)
  3. VLOK applicatie:
  • Stand van zaken gebruik (cijfers)
  • Functionaliteit:
    • feedback (lokale besturen)
    • wijzigingen op basis van feedback
    • nieuwe functionaliteit oa. rapporten
  1. Webservices: stand van zaken 

Vaak gestelde vragen

VLOK startscherm: onduidelijk.

Feedback: Lucie

Na het inloggen is het niet duidelijk hoe het verder moet. Er wordt niet aan gedacht dat in het zoekvenster het nummer van de toegekende rol moet worden geplaatst. Voorstel: bij het zoekvenster “rol” vermelden en in het zoekvenster een keuzelijst met de verschillende rollen plaatsen.

Antwoord

In de uiteindelijke toepassing zullen we via de standaardwijze van ACM/IDM aanmelden via het e-id. 

Het inlogscherm in de testomgeving AIP LB  is een tijdelijk scherm om mogelijk te maken om alle rollen binnen VLOK te testen. De generieke testaccounts vind je op de snelstartkaart.

De startpagina na aanmelden zal nog aangepast worden afhankelijk van de rollen van de gebruiker. Het is de bedoeling om de belangrijkste taken per rol kort samen te vatten en op de startpagina per rol in orde van belangrijkheid weer te geven.  

Op dit moment kan u enkel via het zoekveld bovenaan verder in de toepassing.

Gemeenschappelijke ruimte: verwijderen niet mogelijk.

Feedback Bram

Ik heb een gekoppelde gemeenschappelijke ruimte aangemaakt, maar ik kan deze niet wissen (of weet niet hoe) in de rol van dossierbeheerder

Antwoord

Verwijderen van panden, entiteiten en GR is op dit moment nog niet ontwikkeld. Bij het verwijderen, moet worden nagegaan of er al items zoals procedures, documenten … gekoppeld zijn. Omdat procedures, onderzoeken … nog niet ontwikkeld zijn, wordt de 'verwijderen' functionaliteit pas later ontwikkeld.

Entiteiten en GR zullen via een actie ‘wijzig structuur pand’ kunnen worden verwijderd. Deze actie zal het splitsen, samenvoegen of volledig herstructureren van entiteiten en GR mogelijk maken. 

Aanmelden in VLOK lukt niet: run-time error en gebruikersnaam?

Feedback Erika

Ik kan het systeem niet opstarten. Ik log in met mijn e-mailadres en krijg run-time error. Ik neem aan dat ik het correcte login gebruik want ik heb niets anders. 

Antwoord

1.  De correcte gebruikersnaam om aan te melden in VLOK is niet je mailadres maar wel de gebruikersnaam zoals vermeldt op de snelstartkaart van je gemeente.

2.  Ook aanmelden met de correcte gebruikersnaam lukte niet wegens een run-time error. Dit was een technisch probleem omdat de backend server niet langer reageerde.  Het probleem is opgelost door de Vmware tools opnieuw te installeren en de server te rebooten. Als u onderstaande foutmelding opnieuw zou krijgen, gelieve het kernteam onmiddellijk te verwittigen zodat we het probleem snel kunnen oplossen.

Screenshot run-time error

R-waarde van de dakisolatie slechts gedeeltelijk gekend: wat aanvinken op Pand-Detail in VLOK?

Feedback Pieter

Vaak is de R-waarde van de dakisolatie slechts gedeeltelijk gekend.
We komen vaak tegen dat de R-waarde van het dak van het platform van de aanbouw niet gekend is, maar dat het hellend dak van het hoofdgebouw volgens de R-waarde wel voldoende geïsoleerd is. 
De vraag is wat we hieronder dan moeten aanvinken?

  • Onbekend 
  • EPC met R-waarde ok 
  • EPC met R-waarde niet ok: algemeen 
  • EPC met R-waarde niet ok: niet algemeen 
  • Geen EPC met R-waarde (andere dan defaultwaarde)

Antwoord

Principe bij dakisolatie onbekend
Bij een EPC met 'dakisolatie onbekend', moet de woningcontroleur ter plaatse de dakisolatie vaststellen. Indien het niet mogelijk is om de dakisolatie te controleren, kan hij niet met zekerheid stellen dat er geen isolatie aanwezig is. In dat geval voordeel van de twijfel voor de eigenaar en geen strafpunten.

Toegepast op situatie met gedeeltelijk gekende R-waarde

  1. Het dak met gekende R-waarde voldoet en het is niet mogelijk om de dakisolatie van het dak zonder R-waarde te controleren:  de controleur duidt aan EPC met R-waarde OK
  2. Als de onderzoeker ter plaatse kan vaststellen dat er geen dakisolatie aanwezig is voor het dak zonder R-waarde duidt hij wel aan 'EPC met R-waarde niet ok', algemeen of niet algemeen afhankelijk van de situatie (meer of minder dan 16 m³).

Persoonsgegevens zijn uitgegrijsd en dus niet te wijzigen alhoewel de persoon actief is?

Feedback

Persoonsgegevens zijn uitgegrijsd en dus niet te wijzigen alhoewel de persoon actief is?

Antwoord
 

Het uitgrijzen van de velden heeft niets te maken met actief of niet. Dit heeft te maken met het gebruik van de rijksregisternummer of KBO-nummer.

Dit is een tijdelijke situatie. Gegevens die uit het RR of KBO komen, mag je zelf niet aanpassen. Dat kan enkel via een actie ‘actualiseer’.

De integratie met Magda is nog niet geïmplementeerd maar om bepaalde functionaliteit te kunnen uittesten, is het mogelijk bepaalde velden toch in te vullen.

Datum overlijden is niet aanpasbaar indien het RRnr is ingevuld. Hij wordt ingevuld met de actie 'actualiseer'.

Hoe een pand benoemen als het meerdere adressen heeft?

Feedback Gent

Ik probeerde even een aantal moeilijke panden hier in te putten, en bijvoorbeeld ‘Begijnengracht 67/71’ is een pand die bij ons gekend is. (3 studio’s en een aantal kamers)

  • De kadastrale legger spreekt over 67/71
  • De huisnummering over 67-71A
  • Het crab afzonderlijk over 67-69-71-71A

Om een pand aan te maken, hanteren wij nu 67/71, maar in vlok kan ik dat niet in brengen (want zij werken op basis van CRAB). Ik vroeg aan cindy wat voor hen de logische keuze leek, gezien we op dezelfde basis willen werken. Want eens het pand is aangemaakt, kan je er wel de juiste entiteiten aan koppelen (en dat kunnen terug crab-adressen zijn, al dan niet met een intene (kamer)nummering. Wat ik wel merkte is dat als ik verschillende crab-adressen als entiteit koppel aan een pand, dat de capakey gelijk is.
 
Hoe het pand kan/moet benoemd worden, is me dus niet meteen duidelijk, 
 

Antwoord

Je vraag over het pand in de begijnengracht is moeilijk te beoordelen als je de toestand op het terrein niet kent.
1 ) Zijn het verschillende panden of niet? Elk pand wordt een apart deel B in het technisch verslag. De strafpunten van het pand worden dus doorgerekend aan de entiteiten. Zijn alle entiteiten vanuit dezelfde toegang te bereiken?
2) Een pand kan verschillende adressen hebben in VLOK. Via het actie-icoon kan je aan een pand extra adressen toevoegen. Het is dus mogelijk om aan 1 pand alle CRAB adressen met huisnummer 67-69-71-71A toe te voegen met de respectievelijke capakey's.
3) De stad GENT is verantwoordelijk voor CRAB en kan de situatie indien nodig dus best zelf corrigeren.

De gemeenten zijn vragende partij om alles zoveel mogelijk op CRAB af te stemmen. Ook de integratie van het gebouwenregister verloopt dan vlotter (gebaseerd op het GRB).
In VLOK kan men via de optie vrije ingave afwijken van CRAB-adressen maar we proberen die toch telkens weer CRAB-compatibel te maken.

Meer vragen